摘 要：本文简述了城市照明档案在城市照明发展中的重要意义，通过对比数字化与传统纸质文件档案管理，透析了数字化管理的特点。结合实际，指出了实现城市照明档案数字化管理的几个重要途径。
关键词：城市照明 档案 数字化 途径
随着改革开放与城乡建设的发展，城市照明在城市交通安全、社会治安、美化环境等方面起着越来越重要的作用。照明设施资料全面反映了照明设施的专业情况，对于质量评定、维护管理和适应市场竞争等，都具有重要的利用价值。随着信息技术的发展，传统档案管理已不能满足这些需要。如何使档案信息快速地向数字化方向发展，构建快速、及时、准确、系统的数字化档案网络，实现档案信息资源的有效利用和共享，成为当前城市照明档案管理部门的重要问题。
一、传统照明档案管理存在的问题
目前，传统照明档案的保管、利用与形势的发展要求不相适应。保管方式仍然采用纸张保存和目录管理，利用时需到库房直接查调档案原件，多次调用利用使档案资料易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。这不仅占用了大量的库存空间，而且耗时长，造成重复劳动，管理成本高。此外，档案收集不全，检索利用工具还停留在较原始的水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集、利用，传统上，依靠“老人”记忆与印象的做法，已经难以适应发展的要求。因此，传统的纸质档案管理并不能从根本上解决档案齐全、完整、安全等问题。
二、档案数字化管理的趋势和特点
国家档案局明确提出，我国档案管理将“跑步前进”,数字化档案必将成为今后档案的主要形式。城市照明行业也不例外，“数字化”、“无纸化”的档案管理是一个必然趋势。近年来，照明工程档案载体逐渐被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案管理带来了许多新特点。
1、数字化档案的收集不同于以往的纸质档案收集，其收集手段主要通过计算机及其网络管理来完成，只需文档人员在完成本部门形成的电子文件后，通过网络留存到档案室即可。它不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全。
2、数字化档案的保管存放方式由传统档案柜架变为用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。它的信息读出是无接触式的，不存在磨损，而且查阅起来极为方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，管理成本较低。
3、 数字化档案的利用有统一的档案资源数据格式和标准，授权使用者可以从任何角落访问自己所需要的档案资料，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护。
可见，数字化管理适应了当今快速、及时的发展要求。实现档案数字化管理，能以现代化、多功能的服务手段，及时、方便地为需求者提供给各方面的服务。
三、如何实现数字化
从传统的以档案实体保管和利用为重点，转向现代的档案信息的数字化存储和提供服务为重心，是一个循序渐进的过程。我们要深入分析和研究，确立“新老衔接、平稳过渡”的工作思路，才能规划好城市照明档案管理的数字化之路。
1、加强领导，提高认识，狠抓档案管理制度建设
领导关心档案事业发展，重视与支持档案数字化管理，是实现档案数字化管理的关键。加强领导，应做到既抓档案部门的工作，又抓文书部门的工作；既抓档案管理工作，又抓档案移送问题；既抓硬件方面的建设，又抓软件方面的建设；既抓档案管理制度的完善问题，又抓各项制度的落实问题；既要全面组织，又要相互协调；既要抓紧档案管理中心工作、又要围绕中心工作的同时开展其他方面的工作。
2、形成系统完整数据库，作为单位发展立足之本城市照明网络及其设施数据，是城市照明发展之本。在市场日益健全、竞争日益激烈的环境下，实行城市照明设施电子文件档案一体化，集中统一管理，也是单位的发展之本、管理之本、服务之本。在未来规划中，需要对既有设施的建设年代、原技术条件、维修改造状况全面掌握，形成完整资料，为将来的改造、更新打下数字基础。在项目的设计中，需要对周边城市照明设施、网络、供配电系统、容量、监控系统作系统了解，实现设计的系统性、配套性。在项目建设过程中，需要对周边线路的了解，需要新建项目与原有项目的衔接，需要系统、整体的监控运行。在日常维护、应急抢修过程中，需要掌握开关的控制区域、设施技术数据等，实现无缝对接，快速保障。这些城市照明的日常工作，都需要数字化档案的直接支持和保障。这就要求我们档案管理者，急工作所急，想工作所想。就日常所需的数据，有针对性的收集资料、建立档案，为城市道路照明工作经济建设提供高效、优质的服务。
3、理顺管理机制，形成闭合的管理流程
照明工程档案数字化建设的着眼点应是整个系统。作为一项照明工程，从立项、设计、审图、开工建设到竣工验收，形成的文件材料涉及面广、涉及部门多、经历时间长。城市照明工程建设，需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套。这就需要档案管理部门结合实际，实行一体化、闭合式的收集管理流程。可建立电子档案统一制作、接收数据格式，把电子档案模板发放到各档案形成部门，通过理顺机制，明确职责，采取多媒体资料的签收和归档管理，便可实现对各类档案的“形成、归档、编目、利用”流程进行计算机控制，使内部业务流转顺畅，保持各环节的有效衔接，避免环节资料的流失。
4、提高素质，纳入考核激励机制
建立和完善激励机制，用好用活现有的人才资源，提高创新档案工作能力，应成为档案数字化实现的重要环节。首先，要将电子化档案管理工作纳入综合考核，并作为评先争优的重要参考，激发员工的事业心和荣誉感。让每个接触资料、涉及流转的各个部门及工作人员，树立档案意识，不仅要掌握传统档案管理知识，更要掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等适应数字化建设发展需要的基本技能，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，通过规范目标管理、细化和落实考核来促进档案数字化工作。
5、实施数字化档案管理需要注重的几个环节
数字化档案管理在给我们带来便利的同时也存在一些问题与困难，如果处理不好，电子文件也会遭受损失。因此，在实施档案数字化管理过程中，必须注意把握好书面化、全面化、同步化、专业化及财务化等环节。
一个工程项目是由参加建设的各方共同完成的，其档案工作也一样，从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交，整个环节需要建设、设计、施工、质检、采购、财务等部门密切协作配合，做好档案的书面工作显得尤其重要；档案数字化管理的内涵包括各个方面，不要停留在项目的传统资料本身，还要延伸到项目批文、质检报告、监理报告、设计审查、竣工验收文件等等，通过扫描等形式进行数字化处理；实行“双套制”保存电子档案，保存电子档案的同时也保存对应纸质档案；注重分送环节，一封资料对涉及部门要同时分送，同时反应变化，同时落实到后期的资料收集、归档；设立专职档案员，专业分工有利于档案员进一步掌握相关专业知识，使工程档案的组卷更为合理；强化与现有的财务系统的无缝链接，可以推行一些联动措施，比如，工程材料领用、项目变更、项目竣工验收证书上若没有档案部门验收签章，财务部门不予办理结算等等。
城市照明工程档案数字化建设是一项长期的工程，需要从理论上解决的问题很多，需要在实践中探索的问题也不少。我们必须从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，从而为建立一套完备的数字化照明工程档案管理系统奠定坚实的基础。
